GUSTAVO YEPES, GESTIÓN DEL TIEMPO: LOS DEVORADORES DE TIEMPO

Andre Maurois, en su obra “El arte de vivir” (1910), nos regala una frase, tan vigente como contundente, en relación al tema que abordaremos en esta oportunidad: "La eficacia del trabajo va creciendo en una proporción geométrica si el trabajo no se interrumpe. Así, es un deber para el trabajador el apartar a los devoradores del tiempo. Estos no tienen piedad. A quienes no le resisten, le tomarán hasta su último segundo, sin pensar un instante que este hombre, bien dejado a solas, hubiera podido hacer un trabajo precioso.  Con ellos la bondad, la paciencia, son graves faltas. Hay el deber de tratarlos duramente, porque aceptarlos sería un suicidio"

Ciento cinco años después, la realidad es la misma. Si bien la tecnología nos ha brindado herramientas para ayudarnos en la labor de “administrar” nuestro tiempo, el hombre sigue siendo hombre, con sus virtudes y sus defectos, y hace uso de esas herramientas para bien, o para mal. Este es un tema que abordaremos próximamente.

Durante el desarrollo de nuestros talleres le dedicamos una sección a este tema y generalmente se suscita una discusión muy interesante acerca de los dos tipos de “devoradores de tiempo”: los externos, aquellos que provienen del entorno, y los internos, los que provienen de nosotros mismos. Al principio, salen a relucir los externos: me interrumpen a cada rato, el teléfono, las reuniones, el tráfico, el correo electrónico, y pare de contar, pero poco a poco los participantes se van dado cuenta que muchos devoradores que parecen externos podrían minimizarse, o incluso eliminarse, si los internalizamos si mejoramos nuestra planificación, nuestra actitud, y tomamos acciones contundentes para “enfrentarlos”. Por ejemplo, “me interrumpen mucho porque no sé decir no”, “me involucro en cualquier actividad porque no planifico mis actividades en atención a su importancia”, “siempre llego tarde porque nunca salgo a tiempo”.

Para muchos no es fácil llegar a estas conclusiones. Están acostumbrados a actuar reactivamente,  usan su tiempo de acuerdo a las circunstancias del momento y a los requerimientos de los demás. En este caso, siempre tendrán asuntos pendientes, generalmente aquellos que son muy importantes y dependen de ellos mismos. Una vez se dan cuenta de que tienen el poder de decidir cómo usar cada minuto, estarán preparados para enfrentarse decididamente a los devoradores y en capacidad de  asumir el control de su tiempo… y de sus vidas.

Gustavo Yepes

gyepesp@gmail.com

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GUSTAVO YEPES, GESTIÓN DEL TIEMPO: LAS EXCUSAS DEL TIEMPO

 “El hombre nace libre, responsable, y sin excusas”, decía Jean Paul Sartre. Con el correr del tiempo, algunas personas deciden seguir siendo libres y responsables, y otras se dedican a buscar excusas para no serlo. El tiempo, que poco o nada tiene que ver directamente con la libertad y la responsabilidad, se ha convertido en una fuente inagotable de excusas, las cuales en realidad denotan una falta de responsabilidad de quien las usa. Veamos algunas de las excusas más comunes que usan ciertos trabajadores, de cualquier nivel y cuál es la realidad que suelen esconder.

La excusa	La realidad
Tengo demasiado trabajo y poco tiempo para hacerlo.	No sé organizarme, no establezco prioridades, y le dedico mucho tiempo a asuntos de poca importancia.
No me alcanzó el tiempo.	El tiempo lo dediqué a otros asuntos.
Todavía hay tiempo.	No me provoca hacerlo, así que lo dejaré para después.
Trabajo mejor bajo presión.	Lo voy a dejar para última hora.
Necesito más tiempo.	Lo dejé para última hora y no va a estar listo para cuando tenía que estar listo.
Estoy esperando por…	Dependo de otra persona para completar el trabajo y no le he hecho seguimiento.
Tengo que trabajar horas extras	Las horas normales se las dediqué a otros asuntos
Me interrumpen constantemente	No sé decir NO
No sé por dónde comenzar	No sé cómo establecer prioridades
Yo tengo que hacerlo todo.	No sé delegar.

La gestión efectiva del tiempo está basada en una premisa: sólo yo soy responsable de mí tiempo. Todos tenemos demandas sobre nuestro tiempo –nuestros jefes, los compañeros, los clientes- pero al final soy yo quien debo decidir cómo usar cada momento.

 Siempre hay buenas excusas para justificarse, pero las personas que son realmente libres y responsables dedican su tiempo a hacer, no a excusarse.

Gustavo Yepes

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GUSTAVO YEPES, GESTIÓN DEL TIEMPO: EL TIEMPO ES VIDA

El tiempo tiene diferentes significados en atención a diversas perspectivas. 

Técnicamente, es una constante, una medida de intervalos, y podemos medirlo con los instrumentos tradicionales, pero en nuestro fuero interno no siempre es igual; a veces pasa muy rápido, otras muy lentamente.

El tiempo es benévolo cuando no tenemos nada que hacer e implacable cuando se acerca el momento que evitamos; es fugaz en el disfrute y eterno en el sufrimiento; es agobiante en la espera; se detiene en instantes que marcan nuestros recuerdos y no recordamos su paso en épocas que significaron poco; es irrepetible para los momentos memorables y se repite en la rutina; a veces nos sobra, a veces nos falta; en oportunidades sentimos que lo aprovechamos, en otras que lo desperdiciamos; nos parece que no tenemos suficiente y sin embargo tenemos todo el que hay; de hecho, es el recurso más democrático.

Existen diversas teorías y muchas definiciones sobre el tiempo. Para nosotros, sin que esto signifique menosprecio hacia ellas, el tiempo es vida. De hecho, medimos nuestra vida en tiempo, y en cada segundo que dedicamos a algo dejamos una parte de nuestra vida. El corazón, entonces, es el verdadero reloj. El tiempo, la vida, comienza con el primer latido; a lo largo del tiempo, de la vida, sus latidos se ajustan a las circunstancias, y el último de ellos marca el fin del tiempo, de la vida. De esa forma, el tiempo es inherente a cada individuo y es percibido de maneras diferentes. Dos personas que comparten un mismo espacio pueden estar viviendo situaciones internas muy diferentes, lo que hace que una de ellas perciba que los segundos pasan volando mientras la otra siente que cada segundo es eterno. El tic tac del mismo reloj y el latido de ambos corazones, retumban de formas muy diferentes.

El reto del ser humano consiste, más que en medir el tiempo, en dejar huella, y el tiempo tiene muy poco o nada que ver con esto. Hay niños que han dejado huellas indelebles y ancianos que nadie recordará. En términos prácticos, deja huella aquel que, independientemente del tiempo, logró algo que impactó la vida, el tiempo, de los demás. El tiempo siempre será limitado, pero las opciones que tenemos para dejar huella son infinitas.

Bien lo expresó Teresa de Calcuta, un ser excepcional que indudablemente dejo huella: “Pasamos mucho tiempo ganándonos la vida, pero no el suficiente tiempo viviéndola”.

Gustavo Yepes

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GUSTAVO YEPES, GESTIÓN DEL TIEMPO: EL DILEMA DE ALICIA

En la obra Alicia en el país de las maravillas, de Lewis Carroll, puede leerse un diálogo entre Alicia y el Gato, cuando ella se encontraba ante una encrucijada de caminos: “¿te importaría decirme, por favor, qué  camino debo tomar desde aquí? --Eso depende en gran medida de adónde quieres ir, -dijo el Gato. --¡No me importa mucho adónde...! --dijo Alicia. --Entonces, da igual la dirección --dijo el Gato, ¡cualquiera que tomes está bien!"

Si no sabemos a dónde vamos, cualquier camino es igual. Si no sabemos qué queremos lograr, cualquier actividad que emprendamos da lo mismo. Este concepto es clave para los que quieren  mejorar la gestión de su tiempo, tanto personal como de trabajo.

Hace unos cuantos años dictamos un curso a un grupo de Gerentes de una empresa, muy exitosa en su ramo, y conversábamos acerca de este tema cuando el Vicepresidente Ejecutivo nos solicitó permiso para decir unas palabras. En seguida comentó que la empresa, por decisión de la Junta Directiva, estaba comprometida con el logro de una serie de objetivos estratégicos, y él se acababa de dar cuenta de que ellos, los Gerentes, no habían sido informados de cuáles eran esos objetivos. De inmediato, les explicó los 5 objetivos estratégicos. Para nosotros, como Facilitadores, fue un momento muy interesante, porque logramos uno de los propósitos del curso: alinear a todos los Gerentes en torno a objetivos comunes.

Hoy en día, nos seguimos encontrando con muchos participantes que nos indican que no conocen sus objetivos de trabajo. Otros los conocen pero no se encuentran realmente comprometidos con ellos. Es impresionante la mejora en la productividad que se puede lograr por el hecho de concentrarse en trabajar con la mirada puesta en objetivos. Cuando esto sucede, ante una encrucijada de caminos, sólo debemos preguntarnos, ¿cuál de estos caminos me conduce a lograr lo que me he propuesto? Entonces, la decisión será más fácil de tomar.

La idea de concentrarse en el objetivo no es válida sólo para un trabajador. Es válida para cualquier persona en cualquier aspecto de su vida, bien sea personal, familiar o profesional. El hecho de clarificar cuál es el objetivo en un momento de incertidumbre, nos ayudará a resolver el dilema y tomar el camino más apropiado, el que nos conduce a ser más productivos con menos esfuerzo.

Gustavo Yepes

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